Partner payroll in più paesi: cosa (non) cercare?

Alcune auto d'epoca degli anni '60 e '70 sono impresse nella memoria degli appassionati di motori. Non solo perché sono belle, ma soprattutto per il loro motore eccezionale. Un motore flat-six, un V12 Colombo o un V8 americano, solo per citarne alcuni; le case automobilistiche giocavano attivamente la carta del motore per distinguersi. Oggi, tuttavia, quasi tutti i motori presenti sul mercato sono affidabili e tecnicamente validi. Quindi, la gente non si concentra più su ciò che c'è sotto il cofano. Semplicemente, non ha più importanza.

Lo stesso è accaduto nel settore delle paghe. I tempi in cui un motore di payroll potente e sofisticato rappresentava una vera e propria svolta sono ormai lontani. Tutti i fornitori offrono oggi software simili per l'elaborazione di un gran numero di buste paga in pochi minuti. Ma cosa non può fare nessuno di questi processi digitali industrializzati? Gestire le situazioni straordinarie dei dipendenti. È qui che la tecnologia fallisce e il motore si spegne. In altre parole, il software per le buste paga con il 100% di conformità integrata non esiste, nemmeno se si opta per un motore per le retribuzioni in stile Ferrari. 

Sebbene il Payroll Proficiency Index mostri che soprattutto le aziende in Francia, Belgio e Germania sono in difficoltà con i loro adempimenti retributivi, l'aumento della complessità delle buste paga è una tendenza diffusa in tutta Europa. Nuove norme e regolamenti spuntano continuamente, mentre quelli esistenti vengono raramente revocati. Il risultato è che per stare al passo con la legislazione è necessaria una grande esperienza a livello locale. Ovviamente, questo è uno dei motivi principali per cui le paghe di più paesi vengono generalmente esternalizzate, ma anche gli stessi partner di outsourcing riescono a malapena a sopravvivere nella palude delle eccezioni legali, delle detrazioni fiscali speciali, delle regole sindacali e così via.

In poche parole, scegliete un partner per le buste paga che abbia le competenze necessarie sul campo. Esperti locali che conoscono bene i contratti collettivi di lavoro eccellono in materia fiscale e previdenziale e sanno a quali incentivi finanziari avete diritto. Per tornare alla metafora dell'auto: la competenza locale in materia di retribuzioni vi assicura di sterzare nella giusta direzione, di frenare quando necessario e di accelerare di tanto in tanto. Un'esperienza di guida fluida è meglio di un motore rumoroso.

Se non altro, gli ultimi anni ci hanno dimostrato che l'incertezza è probabilmente destinata a rimanere. Rischi e opportunità possono emergere in qualsiasi momento: dovete poter incrementare o ridimensionare rapidamente le vostre attività in varie sedi e ovviamente la gestione delle buste paga deve evolversi contemporaneamente, non volete che le sfide amministrative e HR ostacolino la vostra strategia aziendale.

La soluzione più semplice è quella di avere un unico partner per la gestione delle paghe in tutti i Paesi del vostro raggio d'azione. In questo modo non solo si ottiene un unico punto di contatto e un unico contratto per le buste paga di più Paesi, ma si ottiene anche una maggiore scalabilità e flessibilità. Ad esempio, l'avviamento di un payroll in un nuovo Paese o l'espansione del livello di servizio in una sede esistente non saranno impegnativi. Un contrattempo (temporaneo)? Non avrete bisogno di fare i salti mortali per uscire dagli obblighi contrattuali. Al contrario, il vostro partner per le paghe conosce a fondo la vostra azienda e può ragionare insieme a voi.