Digitalizzazione nelle risorse umane: 5 consigli per coinvolgere tutti i dipendenti

Il fatto che siate fiduciosi nel progetto di digitalizzazione non significa che lo siano di conseguenza tutti i vostri dipendenti: alcuni faranno resistenza; quindi, bisogna essere preparati a questa eventualità, in questo modo, potete pensare alle possibili domande e risposte in anticipo. Ad esempio, a chi possono rivolgersi i dipendenti per chiedere informazioni sull'utilizzo di determinati software o strumenti HR? È probabile che ci siano anche domande che non vi vengano in mente, quindi aggiornate regolarmente l'elenco.

Rendete chiaro che il vostro processo di digitalizzazione ha degli obiettivi condividendo una visione chiara. Questo è anche il modo per trasformare i vostri dipendenti in rappresentanti. Le persone vogliono capire il perché. In che modo i vostri nuovi strumenti digitali migliorano la loro vita e come si inseriscono nella più ampia strategia aziendale? Non limitatevi a comunicarlo tramite newsletter interne, e-mail o piattaforme, ma organizzate sessioni dal vivo per poter rispondere immediatamente.

Se escludete completamente i vostri dipendenti dal processo decisionale, il rischio di resistenza è maggiore, anche con le idee migliori, perciò, coinvolgeteli fin dall'inizio. Create un gruppo di lavoro per valutare eventuali benefici, modifiche, preoccupazioni, ottimizzazioni e così via, iniziando a lavorare con i risultati. Questo gruppo può anche testare il software in un progetto sperimentale, se tutto andrà bene, il loro entusiasmo sarà contagioso.

Preparare i dipendenti a lavorare efficacemente con le soluzioni digitali e ottenerne il massimo è probabilmente la questione più spinosa. Basta pubblicare un video di istruzioni per l'uso e il gioco è fatto? Se solo fosse così semplice. Scegliete corsi di formazione su misura per gli utenti: le persone vogliono vedere esattamente l'impatto di uno strumento sulla loro routine quotidiana e continuate a fornire assistenza anche in seguito poiché non tutti lo faranno subito.

Non si cambiano le abitudini dei dipendenti con uno schiocco di dita. Se qualcuno ha rendicontato le proprie spese tramite un modello manuale per anni, un nuovo strumento rappresenta un cambiamento radicale, anche se garantisce che il dipendente venga rimborsato più velocemente attraverso un flusso automatico. Pertanto, abbandonate gradualmente le vecchie abitudini o tecnologie, in questo modo l'interruzione sarà meno brusca.

In sintesi, affrontate le domande dei dipendenti in modo proattivo durante la prossima fase di digitalizzazione, condividete la vostra visione, date voce agli altri, offrite un supporto sufficiente e lasciate funzionare i vecchi sistemi per un po'. Se lo fate bene, anche il vostro promettente strumento software manterrà la sua promessa.