Come posso gestire al meglio le buste paga quando la mia azienda cresce?

Come si colloca la vostra risposta rispetto alla media europea? 

Il panorama delle paghe è dinamico e complesso, plasmato da un mix in continua evoluzione di tecnologia, legislazione e aspettative dei dipendenti. Le persone sono alla ricerca di una maggiore trasparenza e flessibilità quando si tratta di retribuzioni, il che si riflette nelle normative in evoluzione in tutta Europa. Queste aspettative possono essere soddisfatte solo da una gamma sempre più ampia di tecnologie, e il livello di complessità si moltiplica quando si pensa di far crescere la propria azienda a livello internazionale. Per questo motivo, l'unico modo per far sì che il libro paga funzioni senza intoppi mentre l'azienda cresce è quello di sviluppare un ricco bagaglio di competenze in materia di libro paga che cresca con l'azienda nel corso del tempo. 

Ma così come si è evoluto il payroll, si è evoluta anche la definizione di “competenza in materia di payroll”. Oggi non si tratta solo di essere aggiornati sulla legislazione in materia di paghe e di conoscere a fondo le opzioni tecnologiche per il payroll. La competenza in materia di payroll richiede una visione olistica: fare un passo indietro per capire come il payroll si collega al resto dell'ecosistema HR. 

Significa anche sapere come far crescere queste connessioni. La competenza in materia di payroll consiste nella capacità di integrare la tecnologia delle paghe con altre funzioni HR, come la rilevazione delle presenze, la strategia dei premi e la pianificazione della forza lavoro. Questo non solo semplifica le operazioni HR condividendo i dati in tempo reale, ma assicura anche che si lavori sempre con un insieme di dati integrati e allineati tra le varie discipline HR. L'esperienza in materia di payroll si traduce poi nell'utilizzo di payroll analytics per generare dati e approfondimenti sulle tendenze delle persone e sui costi del lavoro, che possono contribuire a orientare le vostre decisioni strategiche.

Ormai dovrebbe essere chiaro che nessuna persona o categoria professionale può fornire le competenze necessarie per garantire che le buste paga continuino a funzionare senza intoppi mentre la vostra azienda cresce. Non si tratta nemmeno di decidere se le competenze in materia di paghe debbano essere mantenute all'interno dell'azienda o affidate a un fornitore esterno, anche se, secondo la nostra ricerca, circa un terzo dei datori di lavoro la pensa ancora così. 

In media, il 32% dei datori di lavoro europei dichiara di preferire il SaaS (software as a service) all'esternalizzazione delle buste paga, perché questo consente loro di operare in modo autonomo. In Italia invece, questa percentuale raggiunge circa il 40%. Ma l'autonomia delle paghe è davvero qualcosa a cui la vostra azienda dovrebbe aspirare? 

Quando si tratta di assumere personale a livello internazionale, mantenere l'autonomia delle buste paga significa andare controcorrente. Ben il 97% dei datori di lavoro internazionali che hanno risposto al nostro sondaggio afferma di chiedere aiuto a uno o più fornitori di buste paga transfrontaliere. Poiché le normative sul lavoro, le condizioni finanziarie e la cultura locale sono così specifiche e uniche in ogni Paese europeo, diventa molto più facile prendere le competenze in materia di payroll dall'esterno che cercare di farle crescere all'interno.

Sebbene sia generalmente più facile e più efficiente in termini di costi lavorare con il minor numero possibile di partner di payroll, solo una minoranza delle aziende italiane intervistate 20% è attualmente in grado di affidarsi a un unico fornitore per coprire tutte le regioni in cui opera. La maggior parte delle aziende (50%) sceglie un partner principale per le paghe in Europa che lavora con partner locali più piccoli, mentre il 30% lavora con più fornitori di paghe locali. Dati perfettamente in linea con la media europea.

Il mercato internazionale del lavoro è destinato a diventare sempre più popolare e, con la diffusione del lavoro a distanza, può diventare un'opzione di assunzione economicamente vantaggiosa, indipendentemente dal fatto che la vostra azienda operi o meno nella regione da cui assumete. Quindi, a prescindere dalla crescita futura della vostra azienda, è essenziale iniziare a costruire le vostre competenze in materia di buste paga fin da ora. Soprattutto, assicuratevi di diversificare le fonti di competenza in materia di paghe, sia interne che esterne. In questo modo avrete sempre a disposizione la migliore varietà di persone e strumenti per affrontare le nuove sfide del payroll nel tempo.