Conformità paghe durante l’espansione aziendale?

Quando un’azienda incrementa il numero di dipendenti ed entra in nuovi mercati internazionali, la sfida e l'importanza di mantenere la compliance delle buste paga crescono in modo esponenziale. Non si tratta solo di spuntare caselle ma, come dimostra la nostra nuova ricerca, per molte aziende rappresenta il maggiore investimento nella gestione delle paghe. A seguire, gli investimenti per rafforzare la sicurezza dei dati delle buste paga, un aspetto critico data la natura sensibile delle informazioni sulle buste paga. Questi investimenti sono fondamentali per salvaguardare la vostra azienda da eventuali sanzioni e per proteggere i dati dei dipendenti da minacce. 

Quando le aziende crescono, il rapporto tra personale addetto alle paghe e dipendenti spesso cambia drasticamente. Questo cambiamento può potenzialmente amplificare i carichi di lavoro e introdurre rischi di conformità se non viene gestito correttamente. I responsabili delle risorse umane devono riconoscere questi cambiamenti e fare una pianificazione adeguata: che si tratti di rafforzare il team, di integrare soluzioni software all'avanguardia o di cercare un supporto esterno, la pianificazione proattiva è fondamentale per mitigare i rischi e garantire la conformità in mezzo alla complessità delle buste paga (articolo in inglese) . 

Oltre alla tecnologia, è fondamentale investire in un supporto completo per la conformità. Questo include la formazione continua del personale addetto alle paghe, un investimento intrapreso da un datore di lavoro su quattro, secondo i nostri risultati.  Inoltre, è indispensabile richiedere la consulenza di esperti in materia di compliance, ed eventualmente rivolgersi a consulenti specializzati per le leggi internazionali. Queste misure assicurano che la conformità sia parte integrante del processo retributivo. 

Per molte aziende, raggiungere la piena conformità delle paghe richiede cambiamenti sistemici. Ciò può comportare la ristrutturazione del reparto paghe, l'integrazione di nuovi ruoli che si concentrino esclusivamente sulla conformità o addirittura il cambiamento della cultura aziendale. Questi cambiamenti sistemici aiutano a integrare la conformità nel tessuto delle operazioni quotidiane. 

Con l'espansione internazionale delle aziende, il consolidamento delle funzioni di payroll con un numero inferiore di partner aiuta a snellire le operazioni e a migliorare la conformità.  La scelta di partner in grado di gestire le buste paga in più paesi in base alle normative locali può portare a processi semplificati, efficienza dei costi e canali di comunicazione più chiari. 

È particolarmente importante riconoscere il ruolo centrale che l'intelligenza artificiale (AI) riveste nella gestione moderna della conformità delle paghe, soprattutto quando si tratta di monitorare la legislazione e implementare le modifiche necessarie. Come rivela la nostra ricerca, questo è attualmente il motivo più comune per cui l'AI viene utilizzata per la gestione delle paghe. Ribadiamo che, attualmente, l'intelligenza artificiale consente di aggiornare automaticamente i sistemi di payroll quando entrano in vigore nuove leggi e che, in futuro, potrebbe essere adottata anche nell’analisi predittiva della compliance.  

Per i responsabili delle risorse umane, la “scalabilità” in materia di conformità delle buste paga si basa su tre strategie chiave: 

- Apprendimento continuo: Incoraggiare la formazione continua sugli sviluppi relativi alla compliance, soprattutto in contesti internazionali. 

- Sfruttare la tecnologia: Sfruttare le capacità dell'intelligenza artificiale e di sistemi di payroll solidi per automatizzare e ottimizzare le procedure di conformità. 

- Partnership forti: Coltivare relazioni con esperti esterni in grado di fornire approfondimenti e supporto su questioni di compliance in diverse giurisdizioni.