Da dove inizio per garantire la conformità legale delle paghe?

SONDAGGIO: A quale soggetto esterno vi rivolgete per una consulenza legale personalizzata sulle vostre politiche HR?

Per chiunque abbia una conoscenza di base del funzionamento delle buste paga, è chiaro che non si va lontano se non si dà priorità alla conformità normativa. La mancata conformità alle normative sulle retribuzioni ha gravi conseguenze legali e finanziarie, tra cui multe salate, il rischio di revisioni e cause legali e, soprattutto, danni permanenti alla reputazione dell'azienda. Si limita il potenziale di vendita, si mettono a rischio le relazioni con i clienti e si infrange la fiducia dei dipendenti. Per evitare tutto questo, è essenziale mettere in atto un piano di conformità delle retribuzioni che garantisca una copertura costante contro i rischi.

Il punto di partenza, come per qualsiasi adempimento fiscale o legale, è assicurarsi di tenere registri meticolosi, accurati, completi e facilmente accessibili per i controlli. In un contesto di buste paga, ciò dovrebbe includere i dettagli sulle ore lavorate, le percentuali di retribuzione e le detrazioni fiscali per ogni dipendente, oltre a tutti i relativi dati personali e bancari. Non è possibile realizzare alcun tipo di strategia retributiva se non si dispone di questo tipo di documentazione essenziale. Per gestirla in modo appropriato è necessario un esperto di payroll compliance.  

Sia che si scelga di assumere uno specialista interno o di esternalizzare la gestione paghe, è importante cercare collaboratori o fornitori che abbiano una esperienza comprovata e che siano in grado di mantenere la conformità in contesti complessi. Per molte aziende, soprattutto per quelle di piccole e medie dimensioni, può sembrare più facile esternalizzare completamente la conformità delle paghe. Molti SaaS per la gestione delle paghe sono in grado di adattarsi alle modifiche legislative che si presentano. 

Sebbene tre quarti dei datori di lavoro europei si avvalgano di una consulenza legale esterna per le loro politiche HR, è interessante notare che ben il 25% delle organizzazioni non si avvale di alcun tipo di supporto legale esterno quando si tratta di HR, compresa la gestione delle buste paga. Probabilmente questo non è dovuto al fatto che ignorano il problema, soprattutto perché per le aziende con oltre 2500 dipendenti la percentuale sale al 36%. Più la vostra azienda cresce, più la conformità delle buste paga diventa complessa, il che significa che le competenze necessarie devono diventare sempre più specifiche per i metodi e le ambizioni uniche della vostra organizzazione. È semplicemente più facile coltivare internamente questo tipo di conoscenze personalizzate. C’è da sottolineare che le aziende Italiane sono quelle che ricorrono maggiormente al supporto esterno. Nella fattispecie, per la gestione risorse umane e delle buste paga ricorrono principalmente ai commercialisti ed ai consulenti del lavoro (32%) e ad aziende tipo SD Worx (27%).

È allarmante il fatto che solo il 55% di coloro che hanno risposto al nostro sondaggio ritiene che la propria azienda sia in grado di implementare rapidamente le modifiche legali ai calcoli delle buste paga. Questo indipendentemente dal fatto che gestiscano la conformità delle paghe internamente o esternamente. Quando si tratta di gestire la complessità legislativa a livello transfrontaliero, la realtà legislativa varia anche da Paese a Paese, con un impatto significativo sull'attuazione delle modifiche legali. Ad esempio, paesi come la Francia, l’Italia, il Belgio, la regione DACH e la Croazia sono un esempio lampante della varietà di intricati aspetti legali. Dalle complesse normative fiscali alle numerose eccezioni e contratti collettivi di lavoro, queste regioni, e molte altre, pongono ostacoli unici alla gestione delle buste paga. Questa diversità sottolinea l'importanza di adattare le strategie di compliance ai requisiti specifici della vostra giurisdizione.

In definitiva, la responsabilità della conformità spetta solo alla vostra organizzazione, indipendentemente dal fornitore o dall'esperto con cui lavorate. Se il processo è lento, si rischia la non conformità. Quindi, la cosa più importante? Assicurarsi di lavorare sempre sulla conformità, anche quando non ci sono modifiche legali da apportare. Per ottenere la conformità è necessario cercare continuamente modi per rendere il processo più efficiente, anche se ciò significa cambiare completamente fornitore o modalità di lavoro.